Einführung einer Beschlusskontrolle gemäß § 55 der Gemeindeordnung

Begründung:

Nach der derzeitigen Vorgehensweise der Verwaltungsspitze ist eine Überwachung der Durchführung der Beschlüsse des Stadtrats nur mit einem unangemessenen zeitlichen Aufwand für die Ratsfraktionen - wenn überhaupt - durchführbar.

Die Beschlüsse, Aufträge, Anträge und Anfragen an die Verwaltung sind den Ratsvertretern nur unmittelbar über die Tagesordnungen und Niederschriften der Rats- und Ausschusssitzungen zugänglich.

Der Bearbeitungsstand der zugehörigen Vorgänge ist für die Ratsvertreter nur über eine zu beantragende Akteneinsicht oder auf Nachfrage in der Verwaltung oder in den Rats- und Ausschusssitzungen zu erfahren, bis auf mündliche Berichte durch die Verwaltungsspitze.

Eine Gesamtliste mit den Terminen und Bearbeitungsständen wird für den Stadtrat nicht bereitgestellt.

Damit können vom Stadtrat die Kontrollpflichten nur mangelhaft wahrgenommen werden.

Es sind somit zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Überwachung der Verwaltung gemäß § 55 der Gemeindeordnung und einer guten und konstruktiven Kommunikation und Kooperation zwischen der Verwaltung und den Stadtverordneten angemessene, regelmäßige und schriftliche Berichte zur Beschlusskontrolle im den Ausschuss- und Ratssitzungen zwingend erforderlich (Beispiel: siehe Anlage).

Neben einer ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Kontrollpflichten hat eine Liste mit entsprechenden Kenndaten aller Beschlüsse, Aufträge, Anträge und Anfragen weitere Vorteile:

• Eine zeitliche Entlastung der Fraktionen und der Verwaltung
• Eine hohe Verfügbarkeit und vereinfachter Zugriff auf die Informationen.

Weiterhin ist es ein erster Schritt in Richtung eines Ratsinformationssystems, wie es mittlerweile in fortschrittlichen Kommunen vorzufinden ist, und dessen Einführung nach der Kommunalwahl durch den neuen Stadtrat beschlossen werden sollte.

Da die Verwaltung im Rahmen eines ordnungsgemäßen Verwaltungshandeln ohnehin eine Beschlusskontrolle durchzuführen hat, sollte eine Bereitstellung für die Ratsvertreter ohne großen einmaligen Aufwand und geringen Folgeaufwänden möglich sein.

Darüber hinaus sollte unter dem Aspekt einer bürgerfreundlichen Verwaltung und unter der Berücksichtigung von Datenschutzanforderungen über die Bereitstellung der Beschlusskontrolle auf den öffentlichen Seiten des Internetauftritts der Stadt Geilenkirchen nachgedacht werden.

Beschlussvorschlag:

• Der Ausschuss möge folgendes beschließen:
• Die Beschlusskontrolle wird in die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Geilenkirchen (z.B. unter §16) in Anlehnung an die folgende Formulierung übernommen:
• Der Rat kann eine (schriftliche) Berichterstattung über die Ausführung seiner Beschlüsse und die Erfüllung der erteilten Aufträge anordnen (Beschlusskontrolle). Soweit nichts anderes bestimmt ist, erfolgt eine schriftliche Berichterstattung. Auf Anfrage zusätzlich mit mündlichen Erläuterungen durch die Verwaltung.
• Es werden zusätzlich zur Überwachung der Durchführung der Beschlüsse auch die Punkte Aufträge, Anträge und Anfragen in die Beschlusskontrolle übernommen.
• Die Beschlusskontrolle wird um die folgenden Kenndaten erweitert:
  • Verantwortlichkeit
  • Bearbeitungsstand zum Beispiel mit den Zuständen "Neu", "in Arbeit", "verzögert", "überfällig", "noch nicht begonnen" und "umgesetzt"
  • Umsetzungstermin
  • Zwischenbericht
  • Abschlussbericht
• Die erweiterte Beschlusskontrolle wird auf der internen Internetseite der Stadtverordneten abgelegt und zeitnah (z.B. wöchentlich) gepflegt.